Ervaren managementsecretaresse

Locatie

Zaandam

Vakgebied

Administratief secretarieel

Opleidingniveau

MBO

Soort

Vaste aanstelling

Aantal uren

32 - 32 uur

Direct solliciteren
Houd mij op de hoogte

Wij zoeken per direct een ervaren secretaresse voor 32 uur per week. 

De functie

Lijkt het jou een uitdaging om als secretaresse onze sector- en afdelingshoofden zo veel mogelijk proactief te ontlasten? In deze afwisselende  functie is geen dag hetzelfde en houd jij je onder andere bezig met:

  • Overzicht en prioritering aanbrengen in de complexe agenda’s. Je ziet toe op een evenwichtige verdeling van tijd voor vergaderingen, voorbereiding en het onderhouden van (in- en externe) relaties
  • Adequaat en proactief ondersteunen van de managers bij de voorbereiding van overleggen en vergaderingen. Je zorgt voor complete en tijdige aanlevering van de stukken, notuleert en bewaakt acties
  • Plannen en organiseren van vergaderingen en in- en externe (werk)bezoeken en bijeenkomsten
  • Je managet en beheert informatie (post, e-mail, telefoongesprekken, etc.) screent, prioriteert, delegeer en archiveert, verwijst door en handelt af
  • Signaleren van  knel- en verbeterpunten t.a.v. de kwaliteit, toegankelijkheid en aansluiting van informatiestromen en administraties en je komt met verbetervoorstellen binnen het eigen werkgebied

Jouw profiel

Wij zijn op zoek naar een ervaren secretaresse, sensitief en met een sterk dienstverlenend karakter. Je hebt een open, energieke en representatieve uitstraling. Je bent een gedreven doorpakker en hecht grote waarde aan het nakomen van afspraken en aan nauwkeurigheid en tijdigheid (afspraak is afspraak). Je bent een teamplayer en beschikt over een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen. Je bent zelf aanspreekbaar op je gedrag en je functioneren en je geeft anderen op prettige en duidelijke wijze feedback. Je bent secuur zonder afbreuk te doen aan je snelheid en juiste prioriteit en verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken, zonder het overzicht te verliezen. 

  • Je hebt een opleiding gevolgd voor secretaresse/management assistent op minimaal MBO 4 niveau en hebt ruime recente ervaring in soortgelijke functies
  • Je bent goed in het plannen en organiseren en bent deskundig in je vakgebied
  • Je kunt je goed aanpassen in een veranderende omgeving en bent bestand tegen druk
  • Je hebt een uitstekende kennis van Nederlands in woord en geschrift. Je bent in staat zelf mails, brieven of communicatieberichten op te stellen aan de hand van een aantal steekwoorden
  • Je bent een kei in kernachtig notuleren
  • Je bent digitaal zeer vaardig, een kei in Outlook en Word, hebt kennis van Excel en Power Point. Kennis van iBabs, Mozard, Verseon is een pré
  • Je kunt goed overweg met online vergadertools, zoals StarLeaf/ Zoom/ MS Teams
  • Flexibiliteit is gewenst om indien nodig in overleg een keer op een andere dag te werken

Het aanbod

Gemeente Zaanstad is een fijne werkgever. Persoonlijke ontwikkeling en een goede werk/privébalans vinden wij belangrijk.  Je gaat werken met gedreven, enthousiaste collega’s, en je hebt afwisselende werkzaamheden. Verder mag je het volgende verwachten:

  • Een salaris tussen €2170 en €3176 bruto per maand (schaal 7 o.b.v. 36 uur per week). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
  • Een dienstverband van 32 uur per week (verdeeld over 4 dagen) voor de duur van een jaar met de intentie om bij wederzijdse tevredenheid het dienstverband om te zetten naar een vast dienstverband.
  • Individueel Keuzebudget van 17,05% van je bruto jaarsalaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering
Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk het overzicht op: www.werkenbij.zaanstad.nl/vacatures/arbeidsvoorwaarden

De organisatie

Met ruim 155.000 inwoners behoort Zaanstad tot de 20 grootste gemeenten van Nederland en is, zowel regionaal als landelijk, een relevante speler. Werken bij Zaanstad is uitdagend, afwisselend. Zaanstad heeft de ideale schaalgrootte: groot genoeg voor een interessant en uitdagend takenpakket, maar compact genoeg om input te kunnen leveren en het verschil te maken. Onze cultuur is informeel en de lijnen zijn kort.  Je krijgt bij Zaanstad veel ruimte en verantwoordelijkheid.
 
De afdeling en het team
Je bent toegankelijk, gastvrij en je werkt zelfstandig. Samen met jouw collega’s zorg je voor een continue ondersteuning van de sector- en/of afdelingshoofden. De pieken in werkzaamheden vangen jullie gezamenlijk en in goed overleg op. De sfeer is collegiaal en er is ruimte voor persoonlijke aandacht.
 
De secretaresses maken deel uit van het Management secretariaat: De managementsecretaresses zijn decentraal gehuisvest bij de diverse afdelingen van Maatschappelijke Ontwikkeling, Stedelijke Ontwikkeling of bij Bedrijfsvoering & Dienstverlening. Je bent werkzaam voor sectorhoofden en/of afdelingshoofden. Het behoort tot de mogelijkheden dat je rouleert binnen de verschillende afdelingen. Binnen de afdeling BMO werken wij zo veel mogelijk digitaal en hiermee papierloos.

De procedure

Herken jij jezelf in het beschreven profiel en kom jij graag team BMO versterken? Wij zien jouw reactie heel graag tegemoet voor 19 januari 2021. Heb je nog vragen over de inhoud van de functie? Neem dan gerust contact op met Carla Reus, Teamleider BMO (075-681 6074), ze vertelt je graag meer over deze mooie functie! Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je bellen of appen met Anouk Louter, Corporate Recruiter via 06-21282204.

De planning voor deze procedure is als volgt:
1e gespreksronde: dinsdag 26 januari (middag) en donderdag 28 januari (middag)
2e gespreksronde: maandag 1 februari (middag) en donderdag 4 februari (ochtend)
Arbeidsvoorwaardengesprek: woensdag 10 februari (ochtend)

Fijn als je hier in je agenda alvast rekening mee kunt houden!

*Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld
 
De sollicitatiegesprekken vinden voorlopig online plaats
Het zijn bijzondere tijden door het coronavirus. Wij vinden goede gezondheid belangrijk voor iedereen. Daarom hebben we besloten om de sollicitatiegesprekken voorlopig niet meer op kantoor te voeren. We bekijken per vacature of de gesprekken online gevoerd kunnen worden en/of worden uitgesteld. Je wordt hierover verder geïnformeerd, dit zodra je door ons wordt uitgenodigd.

Hoog contrastToegankelijkheidsverklaringGa naar Zaanstad.nl