Administratief medewerker Gemeentearchief

Locatie

Zaandam

Vakgebied

Administratief secretarieel

Opleidingniveau

MBO

Soort

Vaste aanstelling

Aantal uren

32 uur

Direct solliciteren
Houd mij op de hoogte

De functie

Lijkt het jou een uitdaging om als administratief medewerker onze bezoekers en collega’s deels aan de balie te helpen, maar ook je bezig te houden met diverse administratieve acties? In deze afwisselende functie houd jij je onder andere bezig met:
  • Het registreren en verdelen van inkomende post en het bewaken van de voortgang daarvan (Mozard, Alfresco, Verseon)
  • Je bent bekend met Sitemanager Alfresco en bent aanspreekpunt voor collega’s
  • Het verstrekken van inlichtingen in de studiezaal, maar ook telefonisch en per e-mail
  • Het verrichten van administratieve taken, zoals het maken van roosters, controleren en verzenden van bestellingen, het opstellen van betaalopdrachten en facturen plus agendabeheer
  • Voorbereiden en notuleren van afdelingsvergaderingen
  • Ondersteunen van de collega’s bij werkzaamheden in de studiezaal en op termijn zelfstandig verrichten van studiezaaldiensten
  • Het raadplegen van en werken in het archiefbeheerprogramma MAIS-MDWS
  • Het beheren van deeladministraties zoals de vrijwilligersadministratie en de auteursrechtenadministratie en het adviseren over de inrichting daarvan

Jouw profiel

Wij zijn op zoek naar een ervaren administratief medewerker, die sensitief is en met een sterk dienstverlenend karakter. Je hebt een open, energieke en representatieve uitstraling. Ook ben je een gedreven aan- en doorpakker. Je bent een teamplayer en beschikt over een gezonde dosis humor en relativeringsvermogen. Verder ben jij:
 
  • Je hebt een opleiding gevolgd op minimaal MBO niveau en ruime recente ervaring in soortgelijke functies.
  • Je bent praktisch ingesteld en nauwkeurig in je werk.
  • Je hebt goede kennis van de administratieve processen binnen de gemeente
  • Je bent communicatief sterk en sociaal vaardig
  • Je hebt affiniteit met het werken in gegevenssystemen
  • Je neemt zelf verantwoordelijkheid en je durft je collega’s daarop aan te spreken
  • Je kunt improviseren en bent stressbestendig
  • Je hebt interesse voor erfgoed en archief

Het aanbod

Gemeente Zaanstad is een fijne werkgever. Persoonlijke ontwikkeling en een goede werk/privébalans vinden wij belangrijk.  Je gaat werken met gedreven, enthousiaste collega’s, en je hebt afwisselende werkzaamheden. Verder mag je het volgende verwachten:
  • Een salaris van maximaal € 3.176,00 bruto per maand (schaal 7 o.b.v. 36 uur per week). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring. Inschaling in een aanloopschaal behoort tot de mogelijkheden.
  • Een dienstverband van 32 uur per week (bij voorkeur verdeeld over 5 dagen – incidenteel is aanwezigheid op de donderdagavond noodzakelijk) voor de duur van een jaar met de intentie om bij wederzijdse tevredenheid het dienstverband om te zetten naar een vast dienstverband.
  • Individueel Keuzebudget van 17,05% van je bruto jaarsalaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering)
    Meer weten over onze arbeidsvoorwaarden? Bekijk het overzicht op: www.werkenbij.zaanstad.nl/vacatures/arbeidsvoorwaarden

De organisatie

Met ruim 155.000 inwoners behoort Zaanstad tot de 20 grootste gemeenten van Nederland en is, zowel regionaal als landelijk, een relevante speler. Werken bij Zaanstad is uitdagend, afwisselend. Zaanstad heeft de ideale schaalgrootte: groot genoeg voor een interessant en uitdagend takenpakket, maar compact genoeg om input te kunnen leveren en het verschil te maken. Onze cultuur is informeel en de lijnen zijn kort.
 
De afdeling
Het Gemeentearchief bevindt zich op de begane grond van het Stadhuis van Zaanstad. Het Gemeentearchief beheert de archieven van de gemeente Zaanstad en haar voorgangers en van tal van Zaanse verenigingen, bedrijven en families. Denk maar aan namen zoals Honig en Verkade. Het archief is dus een thuis voor de rijke Zaanse historie, met een hele brede collectie (waaronder ook beeld- en audiovisueel materiaal). Het mag zich met recht het geheugen van de Zaanstreek noemen.
Deze afdeling staat middenin de samenleving. Zo is er een studiezaal, waar mensen met hun vragen naar toe kunnen komen. Via onze website bieden we een chatservice aan om mensen te helpen met hun onderzoek. Het archief organiseert ook regelmatig exposities en activiteiten zoals lezingen en filmvoorstellingen (alleen nu even niet vanwege Corona). Een hechte groep van 12 collega’s runt samen het Gemeentearchief van Zaanstad. Er heerst een informele sfeer op de afdeling en er is aandacht voor elkaar. 

De procedure

Herken jij jezelf in het beschreven profiel en kom jij graag het Gemeentearchief versterken? Wij zien jouw reactie heel graag uiterlijk 17 mei 2021 tegemoet. Heb je nog vragen over de inhoud van de functie? Neem dan gerust contact op met Frans Hoving, Afdelingshoofd, via 06-58002156, hi vertelt je graag meer over deze mooie functie! Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je bellen of appen met Jeroen Vreede, Corporate Recruiter, via 06-58002293.

De planning voor deze procedure is als volgt:
1e gespreksronde: 21 mei tussen 10.00 en 12.00 uur of tussen 14.30 en 16.30 uur
2e gespreksronde: week van: 26 mei van 11.00 tot 13.00 uur
Arbeidsvoorwaardengesprek: 28 mei van 10.00 tot 11.00 uur

*Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld
 
De sollicitatiegesprekken vinden voorlopig online plaats
Het zijn bijzondere tijden door het coronavirus. Wij vinden goede gezondheid belangrijk voor iedereen. Daarom hebben we besloten om de sollicitatiegesprekken voorlopig niet meer op kantoor te voeren. We bekijken per vacature of de gesprekken online gevoerd kunnen worden en/of worden uitgesteld. Je wordt hierover verder geïnformeerd, dit zodra je door ons wordt uitgenodigd.
 

Hoog contrastToegankelijkheidsverklaringGa naar Zaanstad.nl