Bestuurssecretaresse

Locatie

Zaandam

Vakgebied

Administratief / secretarieel

Opleidingniveau

HBO

Soort

Vaste aanstelling

Aantal uren

32 uur

Direct solliciteren
Houd mij op de hoogte

De functie

Wil jij het verschil maken voor het college van gemeente Zaanstad? Vind je het leuk om orde te brengen in een actieve omgeving? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Als we het hebben over onze ideale bestuurssecretaresse dan is dat een professional met secretariële ervaring en een sterk dienstverlenend karakter. Je vindt het leuk om in een drukke omgeving rust te bewaren en prioriteiten te stellen. Elke dag is namelijk écht anders. De hoofdtaak die je hebt is het ontlasten van de wethouder(s) op administratief vlak.

Dit ga je doen:

  • je brengt overzicht aan in de complexe agenda van de wethouder(s) door de juiste prioriteiten te stellen. Je zorgt ervoor dat de planning in balans is als het gaat om tijd voor vergaderingen, voorbereiding en het onderhouden van (in- en externe) relaties;
  • je ondersteunt de wethouder(s) bij de voorbereiding van overleggen en college vergaderingen. Je kunt daarbij denken aan het zorgdragen voor de tijdige aanlevering van stukken en het bewaken daarvan.
  • je plant en organiseert vergaderingen, in- en externe (werk)bezoeken en bijeenkomsten;
  • je signaleert knel- en verbeterpunten t.a.v. de kwaliteit, toegankelijkheid, aansluiting van informatiestromen en administraties.

Jouw profiel

Wij zijn op zoek naar een ervaren integere secretaresse, die sensitief is en met een sterk dienstverlenend karakter. Je bent een teamspeler die graag samenwerkt binnen een hecht team. Daarnaast ben jij secuur zonder afbreuk te doen aan je snelheid en het stellen van de juiste prioriteiten. Je verstaat de kunst van het schakelen tussen diverse deeltaken, dit zonder het overzicht te verliezen. Je komt te werken in een actieve omgeving. Het is van belang dat je hier op stressbestendige wijze mee om kunt gaan. Je staat sterk in je schoenen, bent aanspreekbaar op je gedrag en je functioneren en je bent in staat anderen op prettige wijze feedback te geven.

Verder beschik je over:

  • een opleiding voor secretaresse/management assistent en recente ervaring in soortgelijke functies;
  • hbo- werk- en -denkniveau;
  • ervaring binnen een overheidsorganisatie;
  • een uitstekende kennis van Nederlands in woord en geschrift. Je bent in staat zelf mails, brieven of communicatieberichten op te stellen aan de hand van een aantal steekwoorden;
  • digitale vaardigheden vooral als het gaat om Outlook en Word. Verder heb je kennis van Excel, Power Point en Teams.

Het aanbod

Werken als bestuurssecretaresse bij de gemeente Zaanstad betekent werken bij een organisatie met ambitie. In de lerende, op ontwikkeling gerichte organisatie die Zaanstad is, krijgt de individuele medewerker alle kans om zijn of haar talent te ontwikkelen.

Daarnaast bieden wij:
  • een salaris tussen €2.484,- en €3.591,-  (o.b.v. 36 uur per week, schaal 8). Inschaling is afhankelijk van kennis en ervaring;
  • een dienstverband van 32 uur per week verdeeld over 4 dagen. Je vaste vrije dag is dinsdag. Het dienstverband is voor de duur van een jaar met de intentie deze bij wederzijdse tevredenheid daarna om te zetten naar een vast dienstverband;
  • individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van je bruto jaarsalaris (opgebouwd uit o.a. vakantiegeld en eindejaarsuitkering);
  • uitstekende bereikbaarheid per openbaar vervoer. Het stadhuis ligt direct naast het station Zaandam;
  • een reiskostenvergoeding op basis van fiscale uitruil. Als je met het OV reist ontvang je daarnaast een netto tegemoetkoming;
  • een verwachte thuiswerkvergoeding vanaf 2022 (principeakkoord CAO gemeenten).
Een uitgebreid overzicht van onze arbeidsvoorwaarden kun je vinden op www.werkenbij.zaanstad.nl/arbeidsvoorwaarden.
 

De organisatie

Zaanstad behoort tot de 15 grootste gemeenten van Nederland. Groot genoeg om interessante projecten te kunnen realiseren en compact genoeg om je snel thuis te voelen. De medewerkers van Zaanstad hebben een hoog ambitie niveau en zijn betrokken bij hun omgeving. Het stadhuis in het spraakmakende centrum van Zaandam ondersteunt “het nieuwe werken” met moderne faciliteiten.

Samen met je collega-secretaresses vorm je een toegankelijk, gastvrij en zelfstandig werkend team. Met elkaar zien jullie toe op een continue ondersteuning van de wethouders, burgemeester en de gemeentesecretaris en vangen jullie de pieken in werkzaamheden op. De sfeer is collegiaal, er is ruimte voor persoonlijke aandacht en tegelijk wordt er door jullie hard gewerkt aan het gezamenlijke doel.

De procedure

Herken jij jezelf in het beschreven profiel en kom jij ons team versterken? Wij zien jouw cv en motivatiebrief heel graag tegemoet, uiterlijk op zondag 5 december.

Heb je nog vragen over de inhoud van de functie? Neem dan gerust contact op met Carla Reus, teamleider BMO (06-58002260), ze vertelt je graag meer over deze mooie functie! Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je bellen of appen met Obadja Arends (corporate recruiter) via 06-31042369.

De planning voor deze procedure is als volgt:

1e gespreksronde: donderdag 9 of maandag 13 december
2e gespreksronde: woensdag 15 december
Arbeidsvoorwaardengesprek: dinsdag 21 december

Aangepaste sollicitatieprocedure i.v.m. het coronavirus
Het zijn bijzondere tijden door het coronavirus. Wij vinden goede gezondheid belangrijk voor iedereen. Sollicitatiegesprekken vinden in overleg online via Teams of op het stadhuis plaats. Zodra je een uitnodiging ontvangt voor het sollicitatiegesprek word je verder geïnformeerd over de procedure.

*Voor deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern geworven. Bij gelijke geschiktheid genieten interne kandidaten de voorkeur
*Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld

Hoog contrastToegankelijkheidsverklaringGa naar Zaanstad.nl