Recordmanager

Als recordmanager zorg je voor een kundige inrichting van vakapplicaties of omgevingen zoals MS365 en het zaaksysteem. Daarnaast voer je controles uit en denk je mee over het maken van werkafspraken. Je onderzoekt wensen, adviseert en ondersteunt de (vak)medewerkers bij de inrichting van hun informatiehuishouding. Gaat er iets niet goed in het proces of kan er iets efficiënter? Dan ga jij samen met de collega’s van de afdeling en functioneel beheer zoeken naar de oplossing! Je helpt collega’s om volgens de regels te werken. Ook regel je het bewaren of het vernietigen van informatie, in lijn met de geldende bewaartermijnen. Verder signaleer je kansen en bedreigingen voor de digitale informatievoorzieningen en vertaal je deze naar praktische toepassingen. Je kijkt daarbij ook naar de kwaliteit van gegevens en metadata in onze systemen. Je onderzoekt waar informatie niet volledig of logisch is vastgelegd en denkt mee over praktische verbeteringen.  

   
   Een aantal voorbeelden uit jouw werk:    

• Je adviseert over belangrijke onderwerpen zoals wetgeving en zaaktypen, de omslag van fysiek naar digitaal werken en de archieffunctionaliteiten bij de aanschaf van systemen.  

• Je neemt deel aan organisatiebrede projecten en denkt mee op het gebied van informatiebeheer.   

• Je richt kwaliteitscontroles en audits in en voert deze uit binnen het kwaliteitssysteem. De rapportages die je opstelt, worden behandeld in het Strategisch Informatieoverleg (SIO).   

• Je bereidt de input voor het jaarlijkse toezichtrapport over niet overgebrachte archieven voor.   

• Je blijft actief op de hoogte van ontwikkelingen binnen informatiebeheer en informatiemanagement.   

• Je analyseert datasets, metadata en digitale dossiers en controleert deze op volledigheid, samenhang en kwaliteit. 

• Je helpt bij het verbeteren en opschonen van data en informatie en denkt vanuit informatiebeheer mee bij migraties en het uitfaseren van systemen. 

 Ook goed om te weten: de afdeling DIV is volop in ontwikkeling. We richten deze zo in dat het informatiebeheer van Zaanstad ook in de toekomst goed geregeld is. Jij levert daarin een belangrijke bijdrage en krijgt veel ruimte om je eigen ideeën in te brengen.  

Als recordmanager werk je binnen ons team DIV. We zetten ons elke dag in voor toekomstbestendige processen voor het beheren van het archief volgens wet- en regelgeving. Je doet dit samen met 11 collega’s: zeven medewerkers informatiebeheer en vier recordmanagers. Naast de intensieve samenwerking met de Recordmedewerkers heb je ondersteuning van adviseurs en de beleidsmedewerker informatiebeheer. Ook wordt er binnen de afdeling een Woo-informatieteam opgezet. Je werkt daarnaast samen met informatiearchitecten, applicatiebeheerders, gegevensspecialisten en proceseigenaren. Zo kijk je vanuit verschillende vakgebieden naar de kwaliteit, inrichting en het gebruik van informatie en gegevens. 

Gewoon lekker jezelf. Met jouw communicatieve vaardigheden breng je feitelijke informatie zowel mondeling als schriftelijk begrijpelijk en helder over. In je werk ga je met resultaatgerichtheid op zoek naar hoe je collega’s kunt meenemen in vernieuwingen en veranderingen.  Je gebruikt je analytisch vermogen om informatie en gegevens te onderzoeken en verbanden te herkennen. Daarbij helpt technisch inzicht je om te begrijpen hoe informatie, metadata en systemen met elkaar samenhangen. 

 Verder werk je nauwkeurig. Je let op kwaliteit en hebt oog voor details. Ook neem je verantwoordelijkheid door eigenaarschap te nemen over je werkzaamheden en zelfstandig de voortgang te bewaken.  

 Verder heb je:   

• Minimaal een jaar werkervaring binnen het vakgebied archief- en informatiebeheer.  

• Ervaring met of affiniteit voor data-analyse, gegevenskwaliteit en informatiesystemen. 

• Kennis van de Archiefwet, het Archiefbesluit, de Selectielijst, de Algemene Verodering Gegevensbescherming (AVG) en de Wet open overheid (Woo) is een groot voordeel. Heb je dat nog niet helemaal? Dan kun je dat bij ons ook leren.  

Zoek jij de ruimte om jouw unieke talent te ontwikkelen en in te zetten voor de samenleving? Gevonden! Bij gemeente Zaanstad, waar je 32 tot 36 uur per week kan werken als Recordmanager. Je gaat aan de slag met enthousiaste collega's. Samen maken we het verschil!

Dit zijn de arbeidsvoorwaarden die hierbij horen (op basis van 36 uur per week):

• Tussen €3.824 en €5.624 bruto per maand (schaal 10). Hoeveel je precies verdient, hangt af van kennis en ervaring.
• 17,05% individueel keuzebudget (IKB). Dit is max. €958 bruto per maand incl. vakantiegeld. Hoe je dit inzet? Dat is aan jou. Kies bijvoorbeeld voor extra vakantiedagen, opleidingen, een fiets of extra salaris.
• Je kunt jaarlijks €150 netto uit je Individueel Keuzebudget (IKB) inzetten voor vitaliteit. Dit bedrag mag je gebruiken voor bijvoorbeeld sport, ontspanning of mentale gezondheid.
• Vrijheid om jouw werkdagen in te delen. Jouw werkplek? Vanuit ons unieke stadhuis, vlak naast het treinstation in Zaandam. Of voor een deel thuis.
• Reiskosten van €0,23 per kilometer. Het maakt niet uit hoe je reist.
• Werk je thuis? Dan krijg je een vergoeding van €3,25 per dag.
• Een pensioen bij het ABP, collectiviteitskorting op de zorgverzekering, (voor een deel) betaald ouderschapsverlof. Dat is goed geregeld in de cao.
• Een vergoeding van €168 per jaar voor de kosten van je zorgverzekering.

Er is nog meer. Het hele overzicht vind je via: Arbeidsvoorwaarden – Werken bij Gemeente Zaanstad.

Wist je dat Zaanstad 1 van de 20 grootste gemeenten van Nederland is? In 2040 telt onze gemeente ruim 200.000 inwoners. Met 1.800 collega's maken we Zaanstad mooier en sterker. We willen een vitale en inclusieve organisatie zijn. Waar je jezelf kan zijn en je gewaardeerd voelt.

Zaanstad is altijd in ontwikkeling en kent een heel eigen uiterlijk, cultuur en smaak. Werken in zo'n omgeving vergt lef, pionieren en eigen regie. En daar zijn wij trots op! Samen bouwen we bruggen tussen culturen en leefomgevingen, erfgoed en toekomst, ambacht en industrie, mens en natuur.

Zie jij jezelf al werken als Recordmanager? Het begint bij jouw sollicitatie.

Solliciteren kan tot en met 26 november. En dan? Je ontvangt van ons altijd een reactie. Je mag deze verwachten na de sluitingsdatum.

Daarna zetten we de volgende stappen:

• week van 7 december – 1e gesprekken
• week van 14 december – 2e gesprekken

Fijn als je hier rekening mee wil houden in je agenda.

Vragen?
Wij snappen dat je misschien nog vragen hebt. Die beantwoorden wij graag! Bel met Jaap de Vries via +31621429645. Heb je vragen over de procedure? Bel of app met Anouk Oostenbrink – Louter, corporate recruiter via +31621282204.

Een referentiecheck kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. We vragen hiervoor altijd vooraf jouw toestemming. Daarnaast is het kunnen verkrijgen van een VOG-P een vereiste. Je ontvangt hierover vanzelf bericht van de personeelsadministratie.